Assemblea condominiale: stesura ordine del giorno e gestione argomento non inseriti
L’assemblea condominiale è il luogo in cui vengono riuniti i condomini e si procede alle decisioni dei beni comuni. In quest’occasione si ha il potere di decidere della vita condominiale. Hanno diritto a partecipare all’assemblea tutti i condomini, siano essi proprietari delle abitazioni, delegati in forma scritta, usufruttuari e inquilini. In prima convocazione devono essere presenti almeno la maggioranza degli inquilini, in seconda convocazione almeno un terzo.
Assemblea condominiale: l’ordine del giorno
L’ordine del giorno è fondamentale per la validità dell’assemblea condominiale, questo deve essere inserito insieme alla convocazione che viene distribuita o inviata ai condomini. Si tratta di una serie di argomenti che si andranno a discutere durante la riunione, in parte questi sono stabiliti in quanto previsti dalla legge (come ad esempio il rendiconto annuale) e in parte possono essere stabiliti in base alle necessità dell’amministratore e dei condomini di volta in volta in base agli accadimenti. Rientrano interventi di manutenzione, installazione di impianti ma anche problematiche relative al disturbo o alla pulizia. L’assemblea può anche essere costituita da un solo argomento, soprattutto se sono i condomini a farne richiesta.
Relativamente alla comunicazione che si invia è necessario che tutti gli aventi diritto siano avvisati per tempo e con mezzi adeguati al fine di rendere attiva la partecipazione. L’avviso di convocazione deve essere inviato almeno cinque giorni prima, tutti poi hanno diritto ad essere preventivamente informati circa le tematiche della convocazione. Per tale motivo è necessario completare una lista da trattare come ordine del giorno. Bisogna qui porre attenzione, il condomino che non sia stato preventivamente informato sulla questione e si trovi a doverne discutere può non proferire sull’argomento per poi impugnare la mancata comunicazione. Qualora questo prenda parte alla discussione in modo attivo, non potrà contestare il mancato avviso. Questo vale anche qualora si tenga un’assemblea in cui alcuni condomini non prendano parte e si decida di discutere al momento un argomento non previsto dall’ordine del giorno. In questo caso specifico è pieno diritto degli assenti impugnare in seguito l’irregolarità del dibattito circa tematiche di cui non avevano ricevuto notizia.
L’ordine del giorno non deve riportare in modo minuzioso gli argomenti, deve piuttosto sviluppare in modo amplio quelli che saranno trattati in sede. L’elenco deve essere preciso e chiaro ma può tuttavia essere sintetico. Qualora sopraggiunga una necessità impellente di cui parlare, l’amministratore ha diverse possibilità: può convocare una nuova assemblea oppure, se presenti tutti i condomini (assemblea totalitaria) può evidenziare il fatto e rendere informati tutti.
Gestione di argomenti non inseriti nell’ordine del giorno
Qualora l’amministratore proceda nel corso di un’assemblea a discutere argomenti di cui non ha preventivamente informato i condomini, la riunione e le decisioni prese sono soggette all’annullamento come sancito dagli articoli 1137 c.c. e 66 disp. att. c.c. Va ricordato che è diritto dell’amministratore decidere comunque la discussione e quindi le tematiche, solo nel caso in cui si faccia riferimento ad un condominio senza amministratore sarà onere dei condomini stessi formulare un ordine del giorno.
Nel caso di assemblea straordinaria, l’amministratore può convocare un appuntamento se richiesto da almeno due condomini che presentino una questione rilevante per l’edificio. Questa richiesta, in base alla gravità può o meno essere accolta. Tuttavia, qualora l’amministrazione non prenda in considerazione la proposta è nel diritto dei condomini indire anche in modo autonomo un’assemblea per discutere con gli altri.
Qualora si voglia affrontare un argomento non inserito all’interno dell’ordine del giorno se si ha il tempo necessario è possibile per l’amministratore inviare un nuovo invito ai condomini (sempre prima dei cinque giorni), trascorsi questi si ha la possibilità di discuterne in fase di riunione solo nel caso in cui siano presenti tutti i condomini. Al termine dell’assemblea condominiale è obbligatorio redigere un verbale scritto in cui siano riportati tutti i dettagli relativi sia agli argomenti del giorno che quelli inseriti in fase di discussione. Ogni altro argomento che venga trattato senza la piena partecipazione di tutti i condomini, può essere rigettato da coloro che non erano presenti che non hanno avuto effettivamente modo di prendere parte al dibattito.
Proprio il verbale è necessario ai condomini per impugnare una delibera e occuparsi di quanto disposto o discusso in sede di incontro. Questo è utile a verificare la corretta convocazione, il numero effettivo di partecipanti, la partecipazione attiva degli stessi, le delibere assunte, le dichiarazioni dei condomini e tutti i fatti legati all’assemblea. La trasparenza di questo documento, come la completezza dei dati raccolti, è di fondamentale importanza e coinvolge l’amministratore e il suo segretario quanto i condomini che hanno la possibilità di verificare quanto trascritto dagli stessi per formulare eventuali contestazioni al termine della riunione e chiedere una modifica dei dati o degli appunti che sono stati raccolti.
