Come funziona la fatturazione elettronica per il condominio

L’obbligo di fatturazione elettronica, che sarà introdotto dal 1° gennaio 2019, impatterà anche su tutto quello che riguarda la parte economica di un condominio poiché è considerato per legge soggetto passivo d’IVA. Questa nuova modalità impatterà anche sui fornitori che effettuano prestazioni di servizi o vendono beni ai condomini.

Cosa prevede la fatturazione elettronica per il condominio

La legge di bilancio 2018 ha introdotto una serie di importanti novità per contrastare le frodi fiscali e gli adempimenti dell’Iva come appunto l’obbligo di fatturazione elettronica anche per gli amministratori di condominio che, per lo svolgimento della loro attività, dovranno gestire fatture in formato XML, ossia elettronico, dal Sistema di Interscambio del Fisco. Quest’ultimo avrà anche l’obbligo di controllare preventivamente le fatture emesse proprio per evitare che vengano posti in essere tentativi di evasioni fiscali.
La legge prevede che, a partire dal 1° gennaio del nuovo anno, per tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi, si ha un obbligo di fatturazione elettronica da parte di soggetti residenti nel territorio dello Stato italiano.
Questa normativa vale anche per tutti quegli adempimenti effettuati dall’estero poiché, i soggetti stabiliti fuori dal territorio italiano, devono trasmettere le fatture in via telematica entro cinque giorni dal mese successivo a quello di ricezione o emissione.

Il coinvolgimento del condominio

Questa normativa riguarda anche il condominio poiché, essendo considerato per legge un soggetto giuridico con codice fiscale, assume le vesti di consumatore finale.
Come tale non è obbligato a dotarsi di un codice destinatario proprio, di un apposito PEC o di un provider accreditato che faccia capo presso il Sistema di Interscambio del Fisco per il ricevimento delle fatture ma la cosa è facoltativa.
L’amministratore di condominio potrà quindi decidere di libero arbitrio se dotarsi o meno di un apposito PEC o di un codice destinatario proprio. Se decidesse di farlo lo stesso amministratore avrà l’obbligo di darne comunicazione ai vari fornitori che sapranno dove inviare le fatture elettroniche.
Per quello che riguarda la conservazione delle fatture elettroniche occorre fare una precisazione. Il condominio, in genere, non è titolare di partita Iva ma ci sono dei casi in cui invece lo diventa. Se il condominio possiede solo codice fiscale non si ha nessun obbligo di conservazione delle fatture XML ma, nel caso in cui possedesse anche partita IVA le cose cambiano e l’obbligo di conservazione sussiste.

Caratteristiche della fatturazione elettronica per il condominio

Con la legge cambia il formato delle varie fatture che non sarà più cartaceo ma elettronico e dovrà contenere tutti gli elementi previsti dall’ ex. articolo 21-bis del DPR numero 633/72. La trasmissione della fattura potrà avvenire solamente attraverso il Sistema di Interscambio del Fisco facente capo all’Agenzia delle Entrate.
Il Sistema funge quindi da mediatore poiché ha il compito di controllare la bontà della fattura e la presenza di tutti gli elementi obbligatori previsti dalla legge. Se la valutazione ha esito positivo la fattura verrà emessa e arriverà al destinatario se invece i controlli non vengono superati il soggetto trasmittente si vedrà recapitare una ricevuta di scarto entro cinque giorni dall’invio e la fattura in questione sarà considerata non emessa.
Tutte le ricevute emesse dal SdI avranno un sigillo elettronico che serve per garantire l’integrità del documento e potrà anche essere utilizzato come prova per un eventuale mancato recapito.
Tutte le fatture sono poi conservate elettronicamente presso l’archivio dell’Agenzia delle Entrate che dispone un servizio gratuito di conservazione per tutti coloro che aderiscono all’apposito accordo di servizio.
In questo modo sia l’amministratore che i condomini potranno agevolmente consultare l’archivio; l’amministratore riuscirà ad acquisire tutti i dati necessari per la redazione del bilancio condominiale mentre i condomini potranno controllare tutti i vari movimenti in tempo reale visualizzando sul portale le varie fatture.

Funzionamento della fattura elettronica per i fornitori

I fornitori che cedono beni o offrono servizi al condominio dovranno compilare una serie di campi obbligatori della fattura elettronica. Se l’amministratore non ha un PEC, il fornitore dovrà inserire nel campo riservato al codice destinatario il codice convenzionale di sette zeri mentre dovrà lasciare uno spazio bianco sul campo riservato al PEC destinatario.
Se invece il condominio è dotato di un PEC il fornitore dovrà inserire i dati comunicati nei campi precedentemente descritti.
Tra gli altri obblighi del fornitore si ha la consegna della fattura analogica, o digitale relativa al servizio fornito o al bene ceduto quindi, anche se la stessa è sempre a disposizione nel sito web dell’Agenzia delle Entrate, il fornitore deve comunque rilasciare una copia all’amministratore del condominio utilizzando i canali tradizionali, come per esempio email, posta o consegna a mano.
Questo non implica, tuttavia, che il solo documento cartaceo sia effettivamente valido a fini legali perché l’unica fattura ammessa dal 1° gennaio 2019 è quella elettronica. La normativa impone quindi di apporre una dicitura nel documento consegnato a mano, o con altro mezzo, da parte del fornitore che il documento non è un originale ma una copia analogica di una fattura elettronica già inviata al Sistema di Interscambio del Fisco.

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