Come si deve rapportare l’amministratore con il condominio in base alla nuova GDPR

Il 25 maggio del 2018 è entrata in vigore la GDPR, cioè la nuova regolamentazione dell’Unione Europea sulla trattazione dei dati personali. La GDPR riguarda tutti i soggetti che in qualche modo trattano i dati personali. Per dati personali intendiamo ogni informazione che riguarda una persona fisica che può essere identificata. La persona fisica è anche detta ‘soggetto’ e non si possono intendere soggetti giuridici, come ad esempio una società. Ad esempio potresti essere tu se sei un condomino, oppure proprio l’amministratore.
All’interno di un condominio, quali sono i dati personali che identificano una persona? Ovviamente il tuo nome, cognome, data di nascita, l’ubicazione, la quota in millesimali e via dicendo. Sono da escludere tutti i dati come le abitudini, l’orientamento religioso e così via.

Chi si occupa del trattamento dei dati personali?
Sta all’amministratore il trattamento dei dati personali, dove per trattamento intendiamo qualsiasi operazione che riguardi i dati personali. In un ambito condominiale il trattamento dei dati personali può essere per esempio l’elaborazione della tabella in millesimi, oppure il verbale dell’assemblea e così via.
Come detto, è compito dell’amministratore il trattamento dei dati. Tuttavia in certe situazioni l’amministratore può delegare a dei sottoposti la trattazione di diverse aree dei dati personali, come ad esempio la gestione della bacheca condominiale, della videosorveglianza, del sito web ecc.
La GDPR stabilisce il mandato dell’amministratore. Se sei l’amministratore, il mandato è un verbale in cui si attesta ufficialmente che tu amministratori ti assumi il ruolo di titolare (e molto spesso, di responsabile) del trattamento dei dati personali. La differenza fra titolare e responsabile sta nel fatto che il primo è quello che garantisce che sono messe in atto misure adatte per fare il trattamento secondo le norme della GDPR. Il secondo è colui che tratta i dati in prima persona. Nel caso del condominio spesso le due figure coincidono con l’amministratore.
Inoltre, la GDPR stabilisce anche che i soggetti delegati devono avere un permesso firmato con consenso unanime di tutto il condominio alla trattazione dei dati personali.

La GDPR in fin dei conti serve per una trattazione dei dati molto più trasparente e molto più sicura rispetto a tutte le regolamentazioni precedente. Questo ovviamente ha degli effetti nella vita di condominio, si applicano delle misure molto più specifiche per svolgere il compito di amministratore. Allora quali sono i nuovi elementi che vengono introdotti dal 25 maggio?

Informativa
Innanzitutto l’informativa. Si tratta di un foglio stampato che l’amministratore deve essere sicuro di consegnare a tutti i condomini. Il foglio contiene tutto ciò che verrà fatto con i suoi dati personali. In sintesi, l’informativa contiene quali dati vengono trattati, le finalità del trattamento e come vengono trattati, in quali ambiti di comunicazione, quali sono i dati obbligatori da dare e quelli facoltativi (tramite consenso) e il periodo entro il quale vengono detenuti.
A proposito di consenso, ci sono delle situazioni in cui l’amminstratore deve raccogliere dei dati che interessano la persona nei suoi ambiti più privati. Ad esempio dati come l’etnia, gli orientamenti politici e sessuali e così via. In questo caso, con questi dati cosiddetti ‘facoltativi’, il soggetto deve dare il suo consenso esplicito per la trattazione.

Responsabilità e garante
Il titolare e il responsabile della trattazione dei dati personali (che come abbiamo detto spesso coincidono con l’amminstratore) sono responsabili della corretta trattazione dei dati personali. La GDPR da grande libertà sotto questo aspetto all’amministratore del condomino, in quanto ha la libertà di scegliere le maniere più adatte della trattazione dei dati. A patto però che l’amministratore dimostri l’efficacia e la sicurezza del trattamento dei dati.
Ovviamente non tutte le libertà sono lasciate all’amminstratore, c’è sempre un’unità di controllo. Si tratta del Garante. Il Garante per la trattazione dei dati è un’autorità pubblica amministrativa che si assicura che l’amministratore stia trattando i dati personali in maniera sicura e comunque consona alle disposizioni della GDPR e ad altre leggi sulla trattazione dei dati personali.

Sito web
Un’altra cosa importante che devi sapere è che con la nuova normativa tutti i dati devono essere contenuti in un sito web. Il sito web è fatto tramite una connessione sicura e possono accedervi solamente gli utenti. Ovviamente, gli utenti sono tutti i condomini, a ognuno dei quali viene assegnato un nome utente e una password per accedere. Ovviamente lal’intenro del sito non si potranno vedere i dati personali degli altri condomini (ad eccezione di quelli che riguardano gli spazi comuni del condominio).

Spazi comuni
La GDPR stabilisce anche come fare nel caso degli spazi comuni. Saprai che spesso si fanno discussioni fra i condomini per quanto riguarda la gestione degli spazi comuni, a partire da quelli legalmente definiti dai millesimali, fino agli spazi in cui si applica la videosorveglianza oppure la bacheca condominiale.
La gestione dei millesimali si fa come al solito, invariata rispetto alle altre disposizioni in materia. Nella bacheca condominiale invece possono essere esposti solo messaggi rivolti a tutto il condominio (come avvisi sull’energia elettrica, messaggi di riunione e così via). Le informazioni prettamente personali devono essere consegnate in busta sigillata dall’amministratore alla persona oppure nella cassetta postale.
Per quanto riguarda ala videosorveglianza questa può riprendere gli spazi comuni, a meno che non si tratti di videosorveglianza privata. In quel caso la telecamera può riprendere solo la porta di casa tua con una piccolissima percentuale dello spazio comune. In questo caso si decide in base ai limiti tecnici dell’apparechcio elettronico.
I citofoni con telecamera non possono riprendere gli spazi personali degli altri condomini (come la porta d’ingresso).

Assemblee di condominio
Le assemblee si svolgono secondo le vecchie normative, la differenza sta nel fatto che adesso la documentazione può essere anche postata o inviata singolarmente sul sito web del condominio.

Obblighi del titolare e responsabile
Tu in qualità di amministratore hai degli obblighi da seguire secondo la GDPR. Hai l’obbligo di conservare tutta la documentazione in tuo possesso relativa ai condomini, sia sul sito web che cartacea e deve essere facile recuperarla. Sta a te, come già detto, predisporre il corretto trattamento dei dati personali quindi anche garantire la sicurezza. Infine tutti i tuoi dati anagrafici e della tua professione devono essere comunicati ai condomini. I dati professionali devono essere esposti in bacheca.